Datenschutz in der IT-Branche: Ein Leitfaden
Wie lange muss ich Backups aufbewahren? Muss ich überhaupt ein Backup für jeden Arbeitsplatz machen? Wie muss ich mit sensiblen Daten umgehen? … In der IT-Branche ist Datenschutz ein zentrales Thema, das durch eine Reihe von Gesetzen und Best Practices geregelt wird. Da den Überblick zu bewahren ist gar nicht so einfach. Wir haben für Sie einen kleinen Überblick, auf was man in der Unternehmens-IT achten sollte.
In Österreich ist der Datenschutz in der IT-Branche durch verschiedene Gesetze wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und das IT-Sicherheitsgesetz geregelt. Diese Gesetze fordern von Unternehmen die Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen, einschließlich der Sicherheit personenbezogener Daten und der Einhaltung bestimmter Aufbewahrungsfristen für Backups. Unternehmen müssen auch geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um gegen Cyberangriffe und Datenverluste gewappnet zu sein. Dies beinhaltet regelmäßige Backups, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Schulung von Mitarbeitern in Datenschutzpraktiken.
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die DSGVO legt strenge Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU fest. Dazu gehören folgende Punkte:
- Strenge Zweckbindung: Sensible Daten dürfen nur für klar definierte, legitime Zwecke verarbeitet werden.
- Erforderliche Einwilligung: In der Regel ist eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erforderlich, außer es gibt eine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung ohne Einwilligung.
- Datensicherheit: Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, einschließlich Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung.
- Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen („Privacy by Design“ und „Privacy by Default“): Systeme und Verfahren sollten von Anfang an so gestaltet werden, dass sie den Datenschutz fördern und standardmäßig nur minimale Daten verarbeiten.
- Beschränkung der Datenweitergabe: Die Weitergabe sensibler Daten an Dritte muss streng kontrolliert und gerechtfertigt sein.
- Transparenz: Betroffene Personen müssen über die Verarbeitung ihrer sensiblen Daten informiert werden, einschließlich des Zwecks und der Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
- Rechte der betroffenen Personen: Unternehmen müssen die Rechte der betroffenen Personen wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch sicherstellen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Für Verarbeitungsvorgänge, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen, muss eine DSFA durchgeführt werden.
- Meldung von Datenschutzverletzungen: Datenschutzverletzungen, die sensible Daten betreffen, müssen umgehend an die zuständige Aufsichtsbehörde und in bestimmten Fällen an die betroffene Person gemeldet werden.
Datensicherheit
Angemessene Sicherheitsmaßnahmen müssen implementiert werden, um personenbezogene Daten zu schützen. IT-Security ist heute so wichtig wie noch nie. In Zeiten von KI, Hackern und Ransomware-Angriffen müssen Unternehmen die höchste Sicherheitsstufe aktivieren, um die eigenen Daten und auch die der Kunden zu schützen. Datenschutz sollte in allen IT-Systemen und -Prozessen von Anfang an integriert sein. Betroffene Personen haben Rechte wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.
Bedeutung von Backups
Backups sind ein wesentlicher Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie und des Datenschutzes. Sie helfen, Datenverluste zu verhindern und die Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten. Beim Umgang mit Backups sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Regelmäßigkeit: Durchführung regelmäßiger Backups, um den Verlust aktueller Daten zu vermeiden
- Aufbewahrungsfristen festlegen
- Verschlüsselung von Backup-Daten, um deren Sicherheit zu gewährleisten
- 3-2-1-Regel: Mindestens drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, mit einer Kopie an einem externen Ort
- Testen der Backups, um sicherzustellen, dass die Backups im Notfall funktionieren
Allgemeine Datenschutzrichtlinien
Neben der Einhaltung der DSGVO sollten Unternehmen in der IT-Branche auch die Mitarbeiter regelmäßige zum Thema Datenschutz und Datensicherheit schulen. Es ist ratsam, klare Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, diese niederzuschreiben und die Umsetzung zu überwachen und zu kontrollieren. Außerdem ist eine schnelle und effektive Reaktion bei Datenschutzverletzungen wichtig. Die entsprechenden Behörden und Kontakte sollten ebenfalls niedergeschrieben und gesammelt aufzufinden sein.
Empfehlungen
- Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA): Unternehmen sollten DSFAs durchführen, um Risiken zu identifizieren und zu minimieren.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult werden und auf den neuesten Stand der Dinge gebracht werden. Auch wir bieten solche Schulungen an, wenden Sie sich gerne an uns, wenn dieses Angebot für Sie interessant ist.
- Regelmäßige Überprüfung von Backups: Stellen Sie sicher, dass Backups regelmäßig getestet und aktualisiert werden.
- Einbeziehung von Experten: Es ist ratsam, Experten für eine umfassende Beratung und Unterstützung heranzuziehen.
Linkliste
https://www.dsb.gv.at/recht-entscheidungen/gesetze-in-oesterreich.html
https://www.oesterreich.gv.at/themen/dokumente_und_recht/datenschutz.html